湘一师校字〔2018〕68号
学术交流活动及经费管理办法
为加快硕士点单位和湖南省“一流”应用特色学科建设，活跃学术氛围，提升学术水平，树立良好学风，进一步促进学校学术活动的开展，结合学校实际，制定本办法。
第一章 总 则
第一条 学校鼓励各二级学院（部）邀请国内外知名专家学者来校进行学术讲座和开展各类学术交流活动；鼓励教职工在校内举办学术讲座，要求我校在编在岗教授、博士每两年在校内至少举办1次学术讲座。
第二条 学校设立“一师讲堂”和“一师论坛”。“一师讲堂”是以学校名义邀请校外专家来我校进行的学术报告或讲座，“一师讲堂”主讲人必须是校外知名专家、学者，原则上应具有正高职称，并在相关业务领域具有一定影响力；“一师论坛”是以学校名义邀请校内专家进行的学术报告或讲座，“一师论坛”主讲人必须具有正高职称或博士学位，且在校内有一定的学术影响力。
每年初由科研处制定“一师讲堂”和“一师论坛”学术活动计划，各二级学院（部）每年择优推荐举办“一师讲堂”1-3次，“一师论坛”2-3次。
“一师讲堂”和“一师论坛”需在学校指定场所，面向全校师生举行。凡以“一师讲堂”和“一师论坛”组织的学术讲座均须以学校名义举行，报学校科研管理部门批准。未经批准的学术讲座，不得以“一师讲堂”或“一师论坛”的名义组织和宣传。
第三条 学校鼓励各二级单位以湖南第一师范学院的名义主办或承办与学校学科建设和硕士点建设相关的各类国际性、全国性和省级学术会议。
第四条 学校鼓励教职工积极参加国内外与学科建设、硕士点建设相关的各类学术会议；鼓励教职工以团体或个人名义参加经有关部门批准并注册的各类学术组织。
第五条 科研处是学校学术交流的归口管理单位，负责审批拟举办的各类学术讲座和学术会议，对学术活动的名称、议题、必要性、可行性、经费预算等进行审定，对会议文章及发言内容提出要求。宣传部负责社科类学术讲座和学术会议的名称、议题、论文及发言内容的审查。国际合作与交流处负责学校举办或参加国际性学术会议的审查。
第二章 学术交流活动及其范围
第六条 学术交流活动包括：
（一）国际性学术会议：在国内外举行、有3国以上外籍专家学者参加，与会人数在40人以上，与会国(境)外专家学者占一定比例的学术会议。
（二）国内学术会议：在国内举行，只有国内专家学者或以国内专家学者为主，少数国（境）外专家学者参加的学术会议。
（三）学术讲座：校内外专家学者在我校进行传播科学研究与应用发展的新理论、新方法等信息的学术性交流和学术报告。辅导类、指导类、行政管理类等讲座内容不纳入学术讲座管理范围。
第七条 学术交流活动的范围：
（一）由我校主办或承办的与学校学科建设、硕士点单位建设相关的国际性、全国性或省级学术会议。
（二）我校教职工参加的在国内外举办的与学校学科建设、硕士点单位建设相关的各类学术会议。
（三）我校邀请国内外知名专家学者和校内教授、博士在我校进行的学术讲座或学术报告。
第三章 学术交流活动管理
第八条 科研处根据学校工作要求制定每年度的学术交流活动总体计划。学术交流活动原则上由各二级学院组织管理，根据学校总体计划，各二级学院需制定本年度的学术交流活动计划，并指定专人负责学术交流活动的相关工作，由分管科研的副院长分管该项工作。
第九条 凡以学校名义主办或承办的国际性、全国性或省级学术会议，原则上均由学科归属的相关二级学院具体承办，并提前3个月向科研处提交《湖南第一师范学院学术会议申办报告》（报告提纲见附件1），经审批后，由科研处会同相关职能部门积极配合申报单位做好会议相关工作。
第十条 承办学术会议的二级单位必须成立会议工作组，对会议的内容、会场的布置和宣传等具体事务负责，并对会议情况及时宣传报道。在会议结束后1个月内，需提交会议总结报告（报告提纲见附件2），向科研处提交全套会议资料（包括纸质资料，图片、声像等电子文档）。
第十一条 各二级单位邀请国内外知名专家学者到我校进行学术讲座，原则上须提前1个月填报《湖南第一师范学院学术讲座申报表》（附件3），“一师讲堂”和“一师论坛”报科研处审批，其他学术讲座按学科报相关二级学院审批备案。学校鼓励各二级学院与外单位合作邀请国内外专家学者讲学。
第十二条 各二级学院是学术讲座的承办单位（含“一师讲堂”和“一师论坛”），负责落实学术活动的各项事宜，包括制订学术讲座计划、联系相关专家学者来校、讲座内容以及讲座的宣传组织与主持、现场摄像、新闻稿撰写与发布、专家讲座费发放、讲座总结归档等事宜。
学术讲座前，需提交讲座的相关信息至科研处，在校园网“学术交流”专栏和学校LED屏幕进行预告宣传。结束后，承办单位应及时撰写新闻稿并提交科研处，在学校“学术交流”专栏进行宣传报道。年底各二级学院需将学术讲座申报表和学术讲座汇总表提交科研处存档。
第十三条 教职工使用学校学术交流专项经费参加校外学术会议，需经所属二级学院同意后，填写《湖南第一师范学院学术会议申报表》(附件4)，并需附上会议通知（或邀请函）、参会论文（作品）入选通知等材料，经批准后参会。申请参加国（境）外学术会议的必须提交在会上作演讲或学术报告的证明。二级学院（部）应优先推荐科研骨干外出参加学术会议。
参会人员回校后须在所属二级学院或在适当范围内就参会内容举办相关学术报告会，汇报学术会议的收获及学术交流情况，并向所属二级学院提交学术会议申报表、会议通知等相关资料，由所属二级学院存档。年底各二级学院需将学术会议申报表和学术会议汇总表提交科研处存档。
第四章 经费管理
第十四条 学术交流专项经费每年由科研处向学校申请预算，经批准后由学校下达预算计划。每年初由科研处制定专项经费的使用计划，学校预留30%的经费统筹使用，主要用于学校和科研处承办的学术会议和学术讲座，其余70%的经费分配至二级学院使用，主要用于“一师讲堂”“一师论坛”和其他学术会议。二级学院年底需将经费使用情况纸质稿交科研处存档。
第十五条 重点学科、重点实验室、科研基地、教学团队和科技创新团队、特色专业、产学研示范基地、教学示范基地等的学术交流费用由二级学院根据每年学术交流活动实际单独编制，并从以上相关建设经费支出。
第十六条 学校提倡和鼓励主办（承办）学术会议的校内单位积极向校外单位和组织争取、筹措会议所需经费。筹措到的会议经费应专款专用，由财务处按照学校财务制度进行管理。
第十七条 采用承办单位筹资和学校资助相结合的方式筹集主办（承办）学术会议的经费。会议代表往返交通费及会议期间食宿费自理。需要学校安排会议费用的应在《湖南第一师范学院学术会议申办报告》中进行具体预算。
第十八条 学校主办（承办）的学术会议，学校补助性资助经费额度视会议级别、规模和实际需求核定。按以下标准凭相关票据据实报销，超预算范围的开支由承办会议的二级单位自行解决。
（一）国际性学术会议：与会人数在40人（含）以上，100人以下的，资助额度为5万元；100人（含）以上的资助额度为5-10万元。
（二）全国性学术会议：原则上是政府部门举办或国家一级学会（不含分会）及专业委员会举办的学术会议。与会人员在40人（含）以上，100人以下的，学校资助额度为4万元； 100人（含）以上的资助额度为4-8万元。
（三）全省性学术会议：原则上是政府部门举办或省级一级学会（不含分会）及专业委员会举办的学术会议。与会人员在40人（含）以上，100人以下的，学校资助额度为3万元；100人（含）以上的资助额度为3-5万元。
第十九条 经学校同意，二级单位邀请内外专家学者来我校做学术报告，酬金标准按照国家相关规定执行，副高职称500元/小时，正高职称1000元/小时，院士1500元/小时；全国知名专家学者经学校主管领导书面审批后，每小时酬金可上浮50%，但最高不得超过9000元/人次。学术交流专项经费仅用于支付专家学者学术报告的酬金，其它费用原则上由二级单位自行解决。校内教授、博士在完成了两年1次的学术讲座任务之外，受二级单位邀请以“一师论坛”的名义举行学术讲座的酬金标准按1000—2000元/人次核定。
第二十条 我校教职工到校外参加学术会议的相关费用需提供会议通知（或邀请函）、参会申请表等材料，凭票据据实报销。
学校鼓励科研人员从个人科研经费按预算支出参加学术会议。二级学院科研人员参加与学科、平台建设相关的学术会议，由二级学院按以下标准从学科、平台和“双一流”专项经费中统筹安排，超支部分由与会人自行解决。
（一）参加省内外举办的国际、国内学术会议，按2000元/人次的标准执行。
（二）参加港澳台举办的国际、国内学术会议，按4000元/人次的标准执行。
（三）参加国外举办的国际学术会议（需在会上进行学术报告），按10000元/人次的标准执行。
第二十一条 本校教职工参加本学科领域顶级的国际权威学术会议（不含展览会等），并作会议报告，在没有个人科研经费的前提下，由学校和学院全额资助。
第二十二条 凡在我校举办的各类学术交流活动，必须坚持勤俭节约原则，接待标准按照国家与学校有关文件执行。
第二十三条 学术交流专项经费优先承办会议和“一师讲堂”的支出，其他相关学术活动可以从个人科研经费、平台经费、学科经费、“双一流”经费等其他专项建设经费中支出。
第五章 附 则
第二十四条 本办法自颁布之日起施行，《湖南第一师范学院学术交流活动及经费管理办法》（湘一师院字〔2014〕29号）和《湖南第一师范学院学术讲座管理办法》（湘一师院字〔2014〕58号）同时废止。
第二十五条 本办法由科研处负责解释。
附件：1．湖南第一师范学院各类学术会议申办报告提纲
2．湖南第一师范学院各类学术会议总结报告提纲
3．湖南第一师范学院学术讲座申请表
4．湖南第一师范学院学术会议申报表
湖南第一师范学院
2018年9月20日
湖南第一师范学院党委行政办公室 2018年9月20日印发
附件1
湖南第一师范学院各类学术会议申办报告提纲
1.会议基本情况：会议名称、主题、主办、承办、协办单位等；
2.会议背景材料：包括会议主题、所属领域近期研究状况、本次会议目的、以往历届会议的主题、主办者及会议效果等；
3.会议时间、地点、计划日程；
4.政府主管部门(或学会、研究会)或委托单位的批文附件；会议主办、协办和承办方情况简介（含赞助机构和个人），国（境）外机构或个人的情况简介；
5.会议组织机构：会议组委会、学术委员会及工作组成员建议名单；
6.会议规模、中外代表人数、重要代表名单（单位、职务、学术头衔）；
7.是否有外国现职副部级以上人士、外国前国家领导人、非建交国家人士、特殊背景人士、港澳官方人员、台湾人士以及诺贝尔奖获得者等国际知名学者；
8.经费预算及来源；
9.相关国际、国内组织的委托书（英文需译成中文）。
