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湖南第一师范学院科研经费管理办法(湘一师校字〔2018〕15号)


2018年09月07日 09:49  点击:[]

湘一师校字〔201815

湖南第一师范学院科研经费管理办法

第一章 总 则

第一条 为贯彻《中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发201650号)、《国家社会科学基金项目资金管理办法》(财教2016304号)、《高等学校哲学社会科学繁荣计划专项资金管理办法》(财教2016317号)、《中共湖南省委办公厅湖南省人民政府办公厅印发<关于完善省级科研项目资金管理激发创新活力的若干政策措施>的通知》(湘办发20179号)、《关于彻底落实湘办发20179号文件有关事项的补充通知》(湘办201750号)等文件精神,进一步健全我校科研经费管理制度,提高科研经费使用效益,特制定本办法。

第二条 本办法所指科研经费包括:国家、部委、省级以及地厅级等各级行政部门及其委托机构立项资助下拨的各类纵向科研项目经费;学校资助的科研项目经费,包括学校配套经费和自筹经费、校级科研项目经费、科研启动经费等。

第三条 以湖南第一师范学院名义,或者利用学校条件获得的各类科研项目经费,必须纳入学校科研账户统一管理,单项核算。

第四条 科研经费管理原则是:管理规范,权责明晰,专款专用,问效追责。严格执行国家法律、法规和政策规定,严肃财经纪律,严防违纪、违规行为的发生。

第二章 经费使用范围

第五条 科研经费分为直接费用与间接费用两类。直接费用指在项目研究开发过程中发生的与项目直接相关的费用;间接费用指承担项目任务的单位在组织实施项目过程中发生的无法在直接费用中列支的其它相关费用,间接经费的管理按《湖南第一师范学院科研项目间接经费管理暂行办法》执行。

直接费用主要包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、数据采集费、差旅费/会议费/国际合作与交流费、出版印刷/文献费、信息传播/知识产权事务费、科研管理费、劳务费、专家咨询费和其它支出等。

(一)设备费:指在研究过程中购置或试制专用仪器设备,或对现有仪器设备进行升级改造,以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。应当严格控制设备购置,鼓励共享、租赁以及对现有设备进行升级改造。不得将设备试制费调整为设备购置费。不得列支属于承担单位和合作单位支撑条件的设备与设备租赁费,以及仪器设备的日常维修费、办公室或实验室的维修改造费等。

(二)材料费:指在项目研究过程中需要消耗的各种原材料、辅助材料、低值易耗品、元器件、标本、样品、试剂和包装物的采购、运输、装卸、整理等费用,以及实验动物、植物的购置、种植、养殖等费用。

(三)测试化验加工费:指在项目研究过程中,需支付给外单位(包括学校内部独立经济核算单位)的检验、测试、设计、化验及加工等费用。不得以测试化验加工费名义分立任务,变相转拨经费;不得通过虚构测试化验内容、提高测试化验支出标准等方式违规列支测试化验加工费用。

(四)燃料动力费:指在项目研究过程中相关仪器设备、专用科研装置等运行所发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。

(五)数据采集费:是指在项目研究过程中开展问卷调查、田野调查、访谈、数据购买、数据分析及相应技术服务购买等费用。

(六)差旅费/会议费/国际合作与交流费

差旅费:指在项目研究过程中开展科学实验(试验)、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠(国内)住宿费、交通费用、租车费用等。

会议费承办和主办学术会议产生的相关费用。会议代表参加会议所发生的城市间交通费,按差旅费管理规定原则上应由参会人员所在单位报销。因工作需要,邀请国内外专家、学者和有关人员参加会议,对确需负担的城市间交通费、国际旅费,可从项目经费的会议费中支出。

国际合作与交流费:指在项目研究过程中,项目研究人员出国交流及外国专家来华工作的费用。因项目研究确需开支国际合作与交流费的,应当在项目申报时单独预算,各项目应严格控制国际合作与交流费支出,并严格执行国家和学校外事经费管理的有关规定。

合并差旅费、会议费、国际合作与交流费的预算科目。下拨经费中,国家级和部级科研项目该类经费合并后不超过直接经费的20%,省厅级科研项目不超过直接经费的10%,若超过以上比例,需在项目申报经费预算时,提供预算测算依据,经立项管理部门审核批准后执行。

(七)出版印刷/文献费:指在项目研究过程中,需要支付的出版费、版面费、印刷费、书籍资料费等。

(八)信息传播/知识产权事务费:指在项目研究过程中,专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、网络(通讯)费、专利申请及其他知识产权事务等费用。其中专业软件的购置,按学校和资产管理处的相关规定执行。

网络(通讯)费核报标准如下:以10%为基数,项目经费5万元以内,按10%的比例核报;5万元(含)以上至10万元以内,按5%的比例核报;10万(含)以上,按2%的比例核报。

(九)科研管理费:学校按照项目经费下拨总额的5%提取科研管理费。立项单位对科研管理费有明确规定和要求的,按照立项单位的规定和要求执行。有间接经费的项目,科研管理费从间接经费中提取。学校配套经费和自筹经费不提取管理费。

(十)劳务费:劳务费预算不设比例限制,由项目承担单位和科研人员据实编制,有工资收入的课题组成员不能发放劳务费。

(十一)专家咨询费:是指在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用,不得将专家咨询费发放项目组成员或支付给参与项目管理的工作人员等。

(十二)其它支出:指在项目研究过程中发生的除上述费用之外的其它支出(如办公用品、电脑耗材、邮寄费、实验室和大型设备的租赁费、维修改装费等),其中办公用品、电脑耗材和邮寄费等办公性费用不得超过项目总经费的10%。实验室和大型设备的租赁费、维修改装费等按实际需要预算和核销。该类经费申报时单独预算,单独核定。

第三章  科研经费预算编制与执行

第六条 项目申报时,项目负责人根据项目研究的需要,按照国家有关规定和立项单位经费管理办法的相关要求,合理编制预算。项目预算由学校科研处进行审核,并提出指导意见。

第七条 科研经费由立项单位拨款至学校账户后,财务处和科研处共同督促项目负责人及时制定项目支出预算,录入财务预算管理系统,由科研处和财务处共同审核后执行。

项目负责人需密切跟进科研项目经费的到账情况,经费预算应与立项单位批复的项目经费预算表(或申报书的预算表)保持一致,已经录入财务预算管理系统的预算不得随意调整。如需调整,需按照预算调整的相关规定进行,由科研处和财务处负责人签字后,交财务处执行。申报时未进行预算的项目经费,按照本办法的相关规定,编制支出预算,及时录入财务预算管理系统。

第八条 科研经费的使用应严格按照预算执行,不得随意调整。项目间接费用预算不得调剂,直接费用预算确需调整的,按以下规定予以调整:

1.在项目总预算不变的情况下,材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版印刷/文献费、信息传播/知识产权事务费及其他费用的支出预算如需调整,由项目负责人根据科研活动的实际需要提出申请,报学校科研和财务管理部门审批备案。设备费预算的调整需报立项管理部门审批备案,其中国家自然科学基金委、省科技厅等部门立项的科技类项目的设备费只能调减不得调增。

2.会议费、差旅费和国际合作与交流费在不突破3项支出预算总额的前提下,项目负责人可以在这3个科目之间相互调剂使用。

3.会议费、差旅费、国际合作与交流费、专家咨询费、劳务费预算原则上不能调增,但可以调减用于项目其他科目经费的支出,由项目负责人提出申请,报立项管理部门审批备案。

第九条 加强外拨经费管理。项目资金需要转拨合作(外协)单位的,必须在项目申报时的经费预算中单独列示,不得在项目立项后再擅自调整外拨资金额度;不得随意增加或减少项目合作单位;学校配套经费和自筹经费不得外拨。合作研究经费转拨时,项目负责人需提供科研项目批复预算,并签订科研任务合同,对合作(外协)单位性质、承担的研究任务、外拨经费额度、科研成果和财务验收等进行详细说明,由科研处审核,经分管科研和财务的校领导审批后,由财务处执行。

有外拨经费的项目,外拨经费决算经合作研究单位财务、审计部门审核并签署意见后,由项目负责人汇总编制项目资金决算。项目负责人应对合作(外协)业务的真实性、相关性负责。

第十条 实行预算执行重大事项报告制度。在项目实施期间,出现项目计划任务调整、预算总额调整、项目负责人变更或调动单位、承担单位变更、项目合作单位变更等影响预算经费执行的重大事项,项目负责人、项目承担单位应当及时以书面形式报告科研处,经科研处审核后,上报项目主管部门审批。

第四章 科研经费报账与管理

第十一条 票据要求。用于科研经费报销的票据必须是财政、税务部门规定使用的合法有效票据。内容填写必须真实、完整,要素齐全。

第十二条 时限要求。科研人员应在票据开具年及时报销,原始票据原则上当年报销,确有特殊情况,应于次年331日前完成报销。结题后一次性报账的校级项目,可以在结题年报销从立项年到结题年的发票。项目在研期间,与项目研究相关的费用可凭发票按程序据实报销,年度剩余资金可以结转下一年度继续使用。

第十三条 支付方式。科研经费支付应严格执行国库集中支付制度和国家有关资金支出管理制度。对应当实行“公务卡”结算的支出,按照公务卡结算的有关规定执行,不得使用现金支付。

纵向科研项目发生的会议费、差旅费、小额材料费和测试化验加工费等,应按规定通过学校财务银行转账、“公务卡”等非现金方式结算。

劳务费、专家咨询费和单笔1000元(含)以上设备费、大宗材料费、大额测试化验加工费等费用的支出,原则上应当由学校财务通过银行转账方式结算。特殊情况无法转账的,必须用公务卡支付(保留刷卡回单)。野外考察调研无法刷卡和转账支付的,需说明原因,并有相关人员签名确认,确保真实。

对于在基层偏远山区(林区)的季节性劳务用工费用,无法办理银行卡汇款业务的,可以不通过银行转账,按照审批程序据实报销。

第十四条 校级项目结题后经费一次性报销;一次性拨款的纵向项目,结题前需预留30%的项目经费。已经收到立项管理部门撤项警告的科研项目暂停报账,待提交结题材料后恢复报账。

第十五条 项目负责人在科研处和财务处的指导下,对科研经费的预算、使用和决算负全责。科研经费的报销由项目负责人签字后,再报项目负责人所在二级学院(部门)主管科研负责人审核签字。

第十六条 建立科研经费协同管理与监督机制。项目负责人、二级学院(部门)、科研处、财务处、审计处、监察处和资产管理处在科研经费使用和管理过程中,各负其责,协同合作、共同监管,保障科研项目的顺利实施。

项目负责人:对经费使用的真实性、合理性和合法性承担经济和法律责任;熟悉并掌握科研经费管理的规章制度,科学、合理、真实地编制项目预算和决算,严格按照批复的项目预算和合同(计划任务书)使用经费,自觉控制各项经费支出,及时办理科研项目结题和结账手续,自觉接受上级和学校有关部门的监督和检查。

二级学院(部门):项目负责人所在二级学院(部门)对本单位科研经费的使用承担监管责任。二级学院(部门)要根据学科特点和项目的实际需要,合理配置资源,为科研项目执行提供条件保障;要监督预算执行,督促项目按进度要求及时完成。

科研处:负责项目管理和合同管理;指导项目负责人编制科研经费预算;核定科研经费的类型,协助财务处完成科研经费校内预算的编制;跟踪科研经费到位和拨付情况;提供科研项目的相关信息;配合财务处和监察处做好科研经费的使用、审核和监督工作;配合立项单位(部门)开展经费检查、审计、验收等工作。

财务处:负责科研经费的财务管理和会计核算;与科研处共同完善校内科研经费的管理制度;指导项目负责人编制项目经费预算,审查项目决算;监督、指导项目负责人按照项目立项通知书(计划任务书)和合同约定以及有关财经法规在其权限范围内合法、合规、合理地使用科研经费。

审计处、监察处:依法对科研经费的使用与管理进行监督、检查,对经费决算进行监督、审核。

资产管理处:负责对使用科研经费购置与形成的固定资产和无形资产的管理;按规定组织用科研经费购置固定资产的招标、采购、验收和资产管理。

第十七条 建立健全科研财务助理制度。国家级科研项目应指定专门的财务助理,为科研人员在项目预算编制和调剂、资金支出、项目资金决算和验收等方面提供专业化服务。科研财务助理人员和报酬由项目负责人确定,报酬可从劳务费中支出,每项每人每月不得超过400元,有工资收入的课题组成员兼任财务助理时,报酬可从项目间接经费中支出。专职的科研、财务管理人员原则上不得担任科研财务助理。

第五章 决算和验收

第十八条 科研项目完成后,项目负责人应会同财务管理部门清理项目收支,根据经费预算和开支情况如实编制项目决算表,并附上财务管理部门出具的项目经费开支明细账。项目负责人对决算报表的真实性负责。

第十九条 已办理结题手续或通过验收的项目,应及时办理经费结账手续。上级立项单位对结账期限有规定的,按上级规定执行。没有规定的按以下规定执行:校级项目和立项不资助项目结题后半年内需办理好结账手续,半年后结转结余资金全部转入本人“科研发展基金”。省级和国家级项目下拨经费结题2年后仍有结转结余资金的,按照立项管理部门的相关规定执行;配套经费结题2年后仍有结转结余资金的全部转入本人“科研发展基金”。个人“科研发展基金”的经费,项目负责人可以用于该项目的后续研究或其他科研项目的研究。

第二十条 科研项目因故终止或被撤销,项目负责人应当及时清理账目与资产,编制财务决算及资产清单,报送学校科研处。科研处审核汇总后再报项目立项管理部门,已拨资金及其剩余部分按原渠道退回项目立项管理部门。校级项目经费和配套经费退回学校“科研发展基金”,由科研处另行安排。已使用的项目经费,根据项目执行情况,由学校科研处、财务处联合追回。

第二十一条 项目负责人非正常调离、辞职、已故、被学校除名或开除的,应在3个月之内办理项目负责人交接或撤项手续。项目负责人不办理或无法办理的,由项目负责人所在部门协同科研管理部门共同办理。

第六章 附 则

第二十二条 本办法自发布之日起执行。原《湖南第一师范学院科研经费管理办法(湘一师校字〔201634号)》自行废止。

第二十三条 若本办法与国家或立项单位等上级管理部门的经费管理办法相违背时,按照上级部门的相关规定执行。

第二十四条 本办法由科研处、财务处负责解释。

附件:科研经费报账实施细则

湖南第一师范学院

2018412



附件

科研经费报账实施细则

第一条 设备费:科研经费中的设备费不纳入行政经费统计范围。凡使用科研资金形成的固定资产、无形资产等均属国有资产,应当按照国有资产管理的有关规定执行。设备购置预算应单独列支。无设备预算不得采购,有预算但未按规定程序采购的不予报销。支付方式按照学校财务相关制度执行。

1.采购要求:在当年度湖南省政府的集中采购目录以外,单次设备购置30万元(含)以上的,由资产管理处按照政府采购流程执行;30万元以下2万元(含)以上的,由二级学院(部门)负责组织课题组按照学校招标采购有关规定执行;2万元以下的由课题组自行采购。在当年度集中采购目录以内的设备购置,由二级学院(部门)负责组织课题组向通过学校遴选的政府采购指定协议供货商询价采购。

2.科研项目经费购置的固定资产(单台件金额在1000元以上的),由二级学院(部门)负责组织验收、登记、入库和报废等工作,由资产管理处进行入库和报废的审核。私自处理报废设备的,由责任人按照每件设备300元进行赔偿。

第二条 数据采集费:数据采集费的报销需附相关问卷或数据采集的相关佐证资料。与数据采集相关的办公用品(含电脑耗材)需对使用缘由进行说明,且不超过数据采集费总额的10%。采集人员、被采访人员和数据分析人员等人员的劳务费发放需注明发放原因,相关人员签字。

第三条 差旅费/会议费/国际合作与交流费:科研经费中列支的差旅费、会议费和培训费不纳入行政经费统计范围,列支的国际合作与交流费用不纳入“三公经费”统计范围。

差旅费:科研人员(含所有临聘人员)差旅费的交通工具和食宿补贴标准可参照学校差旅费相关管理办法执行。校内科研人员外出需填写《湖南第一师范学院教职工国内公务出差审批表》,项目组成员中一般教职工的出差由项目负责人签字,项目负责人出差由所在二级学院(部门)分管科研负责人签字。如果项目组成员或项目负责人是副处级及以上干部的,按照学校财务管理的相关规定签字审批。

科研项目调研活动中产生的差旅费,当实际产生的异地市内交通费高于学校交通补贴时(80/天),可以不发放异地市内交通补贴,而根据发票(不包括自驾汽油费)据实报销。异地市内交通费报销需和差旅费发票成套报销。

会议费:项目承担单位因教学、科研需要举办的业务性会议(如学术会议、研讨会、评审会、座谈会等),会议次数、天数、人数以及会议费开支范围、标准等,需由项目承担单位按照实事求是、高效节约的原则,提前制定相关预算方案报二级学院(部门)分管科研负责人审批。

第四条 图书费:科研经费购买的图书,需将图书清单交二级学院资料室入库登记,由学院资料员在发票背面签名后报销。年终各学院汇总图书清单统一交图书馆备案。各二级行政部门科研人员使用科研经费购买的图书由归口二级学院登记入库。

第五条 劳务费:项目负责人对劳务费发放的真实性、合理性和合法性负全责。项目负责人所在二级学院(部门)、科研处和财务处对劳务费发放的合理性和标准负监管责任。

国家级和部级项目的劳务费是指在项目研究过程中支付给项目组成员中没有工资性收入的在校研究生、博士后和临时聘用人员的劳务费用。省级及以下科研项目的劳务费是指支付给参与项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目聘用的研究人员、科研辅助人员的劳务费用。

项目聘用人员的劳务费开支标准参照当地科学研究和技术服务业人员平均工资水平以及在项目研究中承担的工作任务确定,其社会保险补助费用纳入劳务费列支。国家或主管部门有明确规定和要求的按其规定执行,如国家规定作了修订,则按修订后的规定执行。

第六条 专家咨询费:由项目负责人按照项目研究实际需要编制,支出标准按照国家有关规定执行。两院院士等全国知名专家,高级专业技术职称等人员的专家咨询费、通信咨询费可适当高于全国同类平均水平。

境外专家无法提供国内银行账号时,需提供护照复印件,并在发放表上亲笔签名,允许发放现金。

第七条 发放要求:所有发放必须按事由或时间分次发放,不得累计一次性发放。劳务费和专家咨询费的发放原则上需提供被发放人的身份证复印件和亲笔签名。

第八条 票据要求:增值税发票抬头须有湖南第一师范学院、单位的纳税识别号、开户行及账号。

图书资料、电脑耗材、电脑配件、办公用品、设计制作及印刷费、专用材料、试剂及耗材等费用,采购种类较少的商品种类、单价、数量直接打印在发票上;采购种类较多的须提供税控盘打印的销售货物或者提供应税劳务清单,发票及清单需加盖供货方的发票专用章。

第九条 因科研项目需要开展的野外考察、调研等确实无法取得发票或者财政性票据的,应填写情况说明书,由对方提供与经济业务相关的签名收条、有效身份证信息及联系方式;确因保密或特殊原因无法取得对方身份信息及联络方式的,可以作为特殊情况说明,经手人、证明人及项目负责人签字,二级学院(部门)分管科研负责人审核签字后,据实报销。农家住宿费每人每天不超过150元。开支不实的一切后果(含法律责任)由项目负责人自行承担。

第十条 加大科研经费的监管力度。每年度由学校监察处牵头,组织相关部门依法对科研经费的使用与管理进行监督和抽查,对违规使用科研经费的项目负责人依法依规进行提醒、诫勉、警告和处理。

 

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